The Sweet Spot

Een complex geheel van componenten, infrastructuur, applicaties, beheerders en gebruikers. Eisen, wensen en beperkingen. Techniek en ook psychologie. Werkplekautomatisering volgens KPN ICT Consulting is: niet alleen in systemen denken. Voor een goede oplossing is begrip nodig van alle aspecten van de klantvraag.

Fail-safe

Soms leidt dat tot situaties die zelfs de meest ervaren consultant hoofdbrekens kan bezorgen. Zoals bij een grote overheidsinstelling: de migratie van meer dan 10.000 werkplekken met 1.000+ applicaties op 300+ locaties naar een compleet nieuwe virtuele werkomgeving. Deels een ‘moetje’, omdat sommige onderdelen van het systeem zo op leeftijd zijn dat de leverancier geen ondersteuning meer geeft, maar ook omdat de omgeving niet meer voldoet aan de wensen van de organisatie. Er draaien meerdere applicaties voor cruciale bedrijfsprocessen. De inventarisatie, de vraag naar ‘wat, wie en hoe’, houdt op het hoogtepunt 40 KPN’ers en de nodige medewerkers bij de klant bezig. In vier maanden staat er een eerste oplossing in een fail-safe proefomgeving, om te laten zien dat het werkt. Er kan direct getest worden. Dan volgt de uitrol van de virtuele werkomgeving, bestaande uit duizenden thin clients en kasten vol met bladeservers. Het trainen van de beheerders en het begeleiden van de gebruikers hoort er ook bij. Alles bij elkaar neemt de klus twee jaar in beslag, wordt er regelmatig een beroep gedaan op creativiteit, vernuft en improvisatievermogen, maar uiteindelijk hebben duizenden medewerkers een mooie, nieuwe en veilige werkomgeving tot hun beschikking.

Geoliede machine

Ze zijn bij KPN ICT Consulting wel wat gewend als het gaat om omvang, complexiteit of deadlines, maar ruim 10.000 werkplekken? “Zelfs voor ons was dat heftig,” zegt Lead Consultant Digital Workspace Benno Zelders. “We zijn dan ook erg trots op het resultaat.” Elk project is anders, maar de basis is eigenlijk altijd hetzelfde. “We werken met een vast team, aangevuld met gerichte expertise. Het allerbelangrijkste is dat iedereen de vraag van de klant begrijpt en in het project weet waar hij verantwoordelijk voor is. Onder andere om die reden hebben we onze eigen migratie als proeftuin gebruikt. Het samenstellen van de perfecte oplossing, de onderliggende techniek, het begeleiden en opleiden van de gebruikers en het inrichten van beheer hebben we op die manier zelf ondervonden. De opgedane kennis gebruiken we om onze klanten optimaal te helpen bij vragen als: Wat gaan we doen? Hoe krijgen we iedereen mee? Wat gaat het kosten? Hoe lang mag het duren? Ooit hebben we binnen vier maanden de infrastructuur van twee complexe organisaties gemigreerd naar één nieuwe omgeving. ‘Draagvlak zit niet in scope’, zei de programmanager van de klant. Maar ook zonder tijdsdruk is het vaak supercomplex en komen we regelmatig voor onverwachte dingen te staan. Denk aan een onmisbare applicatie die niet meteen werkt op de nieuwe werkomgeving. Uiteindelijk lukt het natuurlijk altijd en het mooiste moment voor mij is de ‘sweet spot’, het punt waarop het team perfect op elkaar is ingespeeld en het project een geoliede machine wordt.”

Ze hebben het nog regelmatig over het project. Over het succes, maar iedereen herinnert zich ook het Surinaamse eethuis waar het team elke week bij elkaar kwam. “Als je als team zo’n project voor elkaar krijgt, weet je voor altijd wat je aan elkaar hebt ” zegt Benno.